Tiếp nối câu chuyện thú vị ở phần 1 khi những doanh nhân và nhà quản lý đang khao khát thực hiện chuyển đổi mô hình Agile nhưng họ đang đứng trước vô vàn câu hỏi và khó khăn trong thực tế.
OKR thứ hai – “Khả năng làm việc nhóm”
Điều giá trị nhất mang lại cho các doanh nghiệp khi áp dụng chuyển đổi mô hình Agile là tính linh hoạt trong bền vững. Có thể hiểu đơn giản là bền vững nhưng không cồng kềnh như mô hình truyền thống Waterfall. Khả năng ứng dụng từ Agile cho phép đội nhóm thích nghi với việc phối hợp trong phạm vi mở tối đa và liên tục cập nhật với tốc độ nhanh.
Và khi theo dõi sự phát triển năng lực của đội ngũ trong khi áp dụng những cách làm việc của mô hình Agile mới là chìa khóa vàng cho lãnh đạo và đội ngũ quản lý:
- Các đội học hỏi lẫn nhau và cải thiện hiệu suất như thế nào?
- Làm thế nào để họ hợp tác tốt hơn nữa?
- Công việc giữa các thành viên và giữa các nhóm liên quan minh bạch đến mức nào?
- Làm thế nào để họ tự chủ động giám sát trách nhiệm lẫn nhau?
Việc thiết lập các khả năng này có thể phát huy tác dụng nhanh hơn rất nhiều bằng cách thực hành mô hình Agile. Và xin lưu ý rằng một nhóm vẫn có thể làm mọi công việc một cách nhanh nhẹn nhưng lại không học hỏi hoặc cải thiện hiệu suất, không tăng tính hợp tác tốt hơn, không đạt được sự minh bạch trao đổi thông tinhoặc giữ cho nhau cùng có trách nhiệm…
Vì vậy, chỉ tập trung vào việc làm bề nổi của mô hình Agile mà không có sự thấu hiểu, quản trị tốt về chiều sâu bên dưới có thể không mang lại cho bạn kết quả như doanh nghiệp mong muốn. Mấu chốt ở đây là kết hợp được cả tốc độ và những giá trị quan trọng khác phát triển cùng lúc với nhau trong chặng đường dài.
Dựa trên kết quả nghiên cứu từ những doanh nghiệp tại Châu Âu nêu trên, hầu hết các công ty sẽ bị vướng ở vấn đề này sau một thời gian đầu chỉ áp dụng nguyên tắc cơ bản mô hình Agile.
Và sau một thời gian 10-12 tháng, ban lãnh đạo và đội ngũ quản lý của những doanh nghiệp này đều cho biết tốc độ giải quyết thực sự có cải thiện nhưng tăng trưởng vẫn dậm chân tại chỗ.
Giải pháp thực tế là doanh nghiệp cần bổ sung “Con đường” và “Đích đến” cho đặc tính “Nhanh nhẹn và linh hoạt” kỳ vọng ban đầu. Một phần rất quan trọng là toàn bộ đội ngũ cần có chung và luôn nhắc nhớ với nhau về Tầm nhìn (Vision) của doanh nghiệp. Điều này là tối cần thiết và cần tích hợp vào trong toàn bộ khâu của mô hình Agile.
Nó không phải là một nhiệm vụ dễ dàng để giúp tất cả thành viên, tất cả bộ phận đều giữ điều đó trong tâm trí, nhất là khi đó là một hành vi mới lạ mà họ có thể chưa để tâm nhiều trước đây. Tuy nhiên, để giúp tất cả cùng thành công và doanh nghiệp phát triển đúng hướng thì điều đó hoàn toàn xứng đáng.
Objective – Mục tiêu (ví dụ): Các nhóm cần sẵn sàng và luôn cải thiện sự nhanh nhẹn bằng cách nắm rõ mốc mục tiêu của công ty cần đạt được theo thời gian
Key Results – Kết quả then chốt (ví dụ):
- Tự tổ chức và tăng tính tương tác chủ động trong phạm vi nhóm sở hữu công việc được giao (Quyền sở hữu nhóm)
- Các mục tiêu được xác định rõ ràng và đặt kỳ vọng phù hợp từ đầu, cho phép tự chủ và hiểu cách công việc của nhóm gắn liền với mục tiêu lớn hơn (Mục đích nhóm)
- Các nhóm tự cải tiến liên tục để cung cấp giá trị hiệu quả hơn (Phân phối giá trị)
- Học tập từ các vòng lặp thử nghiệm với việc kiểm tra và thích ứng thường xuyên (Văn hóa học tập)
- Làm việc nhóm được hiển thị (Minh bạch)
- Thông tin đầu vào và phản hồi đóng góp của các bên liên quan được thực hiện thường xuyên (Khả năng tiếp cận)
- Các thành viên trong nhóm tìm cách giúp đỡ lẫn nhau để hoàn thành đạt giá trị cao (Chất lượng)
- Tất cả các thành viên trong nhóm được thường xuyên cập nhật và đào tạo phù hợp, nhất là thành viên mới (Sự đồng bộ)
OKR thứ ba – “Quan hệ đối tác giữa CNTT và kinh doanh”
Một trong những giá trị khác trong quá trình chuyển đổi mô hình Agile là nhìn thấy được đội ngũ Kinh doanh (Sales/Business development và/hoặc Marketing) và Công nghệ (Developer và/hoặc System engineer) thực sự phối hợp làm việc với nhau tốt hơn. Tin rằng rất nhiều doanh nghiệp sẽ có cùng cảm nhận này và khi khúc mắc này được tháo gỡ, giá trị mang lại là hết sức quan trọng cho toàn tổ chức.
Và, cốt lõi vấn đề trong trường hợp này, lại là việc giúp cho mỗi nhóm thấy được giá trị bên ngoài doanh nghiệp khi công việc của họ hoàn thành. Như khi một nhóm thiên hướng nội bộ là Công nghệ (Tech) được biết công việc của họ góp phần cải thiện kết quả làm việc của khách hàng từ bộ phận Kinh Doanh mang lại ra sao, họ thực sự có động lực mạnh mẽ.
Và thành viên Kinh doanh cũng sẽ biết rằng họ không chỉ giúp công ty có được khách hàng, mà họ còn giúp chinh khách hàng đó giải quyết vấn đề nan giải bằng sản phẩm, dịch vụ của công ty (do đội Công nghệ cung cấp). Giá trị này tác động đa phương và xây dựng động lực cho hiệu suất của nhóm cao hơn,được cải thiện liên tục theo thời gian. Đặc biệt là khi họ biết mình chính là người góp phần vào kết quả tốt đẹp đó.
Hơn bao giờ hết, vấn đề trải nghiệm khách hàng luôn là chủ đề khó khăn nhất để truyền cảm hứng được đến những nhóm đến phòng ban mang tính cục bộ. Để có khả năng liên tục giải quyết những vấn đề trong quá trình phát triển của mô hình Agile, quan hệ đối tác đa chức năng và xây dựng niềm tin giữa đội nhóm trong tổ chức trở nên quan trọng hơn bao giờ hết. Lãnh đạo và đội ngũ quản lý, từ đó, hãy nắm lấy điều này ra như một mục tiêu cụ thể mang lại ý nghĩa tốt cho doanh nghiệp.
Objective – Mục tiêu (ví dụ): Cải thiện quan hệ đối tác, liên kết và tin tưởng bền vững giữa bộ phận CNTT và Kinh doanh
Key Results – Kết quả then chốt (ví dụ):
- Thành viên kinh doanh ở tất cả các cấp được đào tạo hiểu cải tiến agile về công nghệ
- Thời gian phản hồi cho khách hàng và các bên liên quan rút ngắn tối đa có thể
- Đảm bảo cả 2 nhóm Kinh doanh và Công nghệ nắm được mục tiêu và kết quả công việc cần đạt được của nhau
- Gán trách nhiệm phát triển và thỏa mãn khách hàng chung cho cả 2 nhóm
- Điểm số quan hệ đối tác nội bộ được cải thiện rõ rệt
- Tỉ lệ chốt hợp đồng của khách hàng mới tăng gấp 2
Những kết quả then chốt trên hoàn toàn có thể được bổ sung tính lượng hóa cao hơn tùy theo nhu cầu thực tế của bạn. Mỗi thành viên trong nhóm đều có vai trò và trách nhiệm quan trọng để đảm bảo củng cố và phát triển mối quan hệ đối tác này trong lâu dài. Những điều này thường sẽ cần nổ lực của cả thành viên, đội ngũ và cả sự tham gia của ban lãnh đạo trong việc giúp liên tục truyền đạt, giới thiệu và khuyến khích mọi người thực hiện.
Gợi ý một vài chiến thuật hữu hiệu trong trường hợp này mà bạn có thể xem xét áp dụng:
- Tổ chức hội thảo nội bộ, mời những người trong cả Kinh doanh và CNTT đã từng trải qua đào tạo chuyển đổi Agile cùng nhau để họ có thể chia sẻ vấn đề chung bối cảnh, cách xử lý
- Tổ chức ăn mừng mỗi khi ký kết được thêm khách hàng cho 2 nhóm cùng tham gia
- Đào tạo kỹ năng mềm phù hợp cho từng nhóm (như cách thảo luận các chủ đề chuyên môn, giữ cho nhau tinh thần trách nhiệm, v.v.)
- Xây dựng văn hóa học tập bằng cách nỗ lực cải thiện và hỗ trợ bù khuyết của nhau (thay vì chỉ cố gắng giải quyết vấn đề của riêng nhóm)
- Khuyến khích những buổi standup cùng nhau để tăng tính tương tác
- Sử dụng các công cụ hữu ích như Bản đồ luồng giá trị (Value stream mapping), xây dựng chân dung khách hàng (Personas), Hành trình trải nghiệm khách hàng (customer journey), v.v. để giúp các thành viên trong nhóm cùng hiểu và đưa ra ý kiến cải thiện tỉ lệ chốt.
Một khi sự phối hợp giữa bộ phận kinh doanh và CNTT đạt được hiệu quả, doanh nghiệp hoàn toàn tự tin để tiếp tục nhân rộng việc cải thiện của bất kỳ cá nhân hay đội nhóm khác trong tổ chức với phương thức tương tự.
Lời đúc kết
Sự thành công của hành trình chuyển đổi mô hình Agile của doanh nghiệp bạn có thể được hỗ trợ đáng kể bằng cách sử dụng ba OKR ví dụ được đúc kết và nêu trong loạt bài:
- Các nhà lãnh đạo phải sẵn sàng và dành tâm huyết, nguồn lực để cải thiện khả năng lãnh đạo một tổ chức với mô hình Agile
- Các nhóm cần sẵn sàng và luôn cải thiện sự nhanh nhẹn bằng cách nắm rõ mốc mục tiêu của công ty cần đạt được theo thời gian
- Cải thiện quan hệ đối tác, liên kết và tin tưởng bền vững giữa bộ phận CNTT và Kinh doanh
Hãy ngẫm nghĩ lại, cân đối những yếu tố khác trong chính doanh nghiệp của mình và từ đó điều chỉnh Kết quả then chốt phù hợp nhất. Vì cùng mục tiêu, luôn có nhiều con đường khác nhau giúp chúng ta đạt đến đích miễn là con đường đó phù hợp với năng lực của chúng ta.
OKR.Business chúc bạn sẽ thành công rực rỡ trên con đường chuyển đổi mô hình Agile.
