OKRs – Định Hướng Mục Tiêu Toàn Diện Cho Doanh Nghiệp

Một công ty càng thành công, càng có rất nhiều việc phải cân nhắc và triển khai để duy trì vị thế hiện tại. Và khi công việc ngày một chồng chất, những bản kế hoạch chiến lược có xu hướng bị dậm chân lẫn nhau, thậm chí phải trì hoãn hoặc hủy bỏ để có thêm thời gian, nguồn lực giải quyết những hoạt động khẩn cấp hơn.

Công việc quản trị hàng ngày nhấn chìm toàn bộ đội ngũ quản lý và nhân viên trong guồng quay xử lý sự cố, tham dự các cuộc họp khách hàng vào phút cuối, giải quyết khiếu nại khách hàng một cách nhanh chóng…

Theo thời gian, cả đội ngũ dần bị tách ra và ngày một xa rời nhiệm vụ và khao khát đã thiết lập ban đầu. Để rồi cuối cùng, mọi người đều mất đi tầm nhìn về định hướng tốt đẹp doanh nghiệp đang hướng đến hoặc thậm chí tự hỏi bản thân: “Chúng ta đang làm gì ở đây? Tại sao những điều này lại chiếm hết thời gian và công sức của toàn đội ngũ?”

Đối với hầu hết chúng ta, công việc không chỉ để phải hoàn thành mà còn cần phục vụ một mục tiêu cao cả hơn. Chúng ta có khao khát về mục đích phát triển, động lực và niềm đam mê trong công việc của mình (thực sự, trong mọi yếu tố trong cuộc sống của mọi người).

OKRs, còn gọi là Mục tiêu và Kết quả then chốt, là một hệ thống cung cấp nhận thức rõ ràng về hướng đi của toàn đội ngũ và động lực mạnh mẽ để tất cả thành viên, từ lãnh đạo và nhân viên của họ. Về cơ bản, OKRs giúp mọi người hiểu rõ đội ngũ sẽ đi đâu, về đâu và giúp cho cả doanh nghiệp đạt được gì trong chặng đường tương lai.

Vậy thì, OKRs thực chất là gì? Có rất nhiều định nghĩa khác nhau nhưng sẽ cùng bản chất như sau:

OKRs là một phương pháp thiết lập và quản trị mục tiêu, lấy trọng tâm mục tiêu bằng cách thống nhất điều mà tất cả thành viên cùng đặt mức độ ưu tiên cao nhất và cho phép toàn thể tổ chức tập trung hoàn thành. 

Bao gồm hai phần: (1) Mục tiêu hoặc những gì bạn đang cố gắng đạt được; và (2) Kết quả then chốt hoặc cách bạn biết mình đã đạt được các mục tiêu. Bạn nên nhắm đến hai đến ba mục tiêu mỗi quý, và chúng phải cụ thể, ràng buộc thời gian và có thể đo lường được.

Mỗi mục tiêu nên có ba đến năm kết quả chính, đó nên là các phép đo định lượng vô tư hoặc phương pháp Boolean về việc thiết lập mục tiêu.

Chắc chắn, bạn có thể có nhiều hơn ba mục tiêu và hơn năm kết quả chính. Nhưng bạn càng có nhiều, càng khó tập trung vào những gì thực sự quan trọng. Không phải tất cả các mục tiêu và kết quả chính đều có trọng số như nhau, và bằng cách lập danh sách mỗi mục tiêu lâu hơn, chúng ta có thể đánh lạc hướng bản thân với những gì có thể được hoàn thành thay vì những gì thực sự phải có.

Vì vậy, ví dụ nếu mục tiêu là: Trở thành dịch vụ khách hàng tốt nhất trên thị trường mục tiêu , đây là kết quả then chốt của bạn có thể là gì và thiết lập OKR cho mục tiêu đó có thể trông như thế nào:

Ý tưởng là một phần không thể thiếu trong một tổ chức vận hành với OKR, các nhóm và từng cá nhân biết thành công cần đạt được là gì và cách đo lường nó một cách rõ ràng. Ban đầu được tạo ra bởi Andy Grove, cựu CEO của Intel, phương pháp OKR đã được nhà đầu tư mạo hiểm John Doerr phổ biến trong cuốn sách của mình Measure What Matters: How Google, Bono và Gates Foundation Rock the World with OKRs và hiện được sử dụng rộng rãi tại những đơn vị hàng đầu thế giới như LinkedIn, Netflix, Anheuser-Busch, Deloitte, Adobe… Minh chứng bằng sự thành công của những công ty nêu trên, chúng ta có thể tự tin rằng OKRs thực sự mang lại hiệu quả đáng kể.

OKR khác với các hệ thống thiết lập mục tiêu khác như thế nào?

Tất nhiên, có quản lý phổ biến khác theo các hệ thống mục tiêu (MBO), chẳng hạn như mục tiêu SMART và KPI. Tuy nhiên, mỗi phương pháp rất khác nhau so với OKRs.

Mục tiêu SMART là cách hướng dẫn để giúp mọi người tạo và viết các mục tiêu thích hợp. Cuối cùng, các hướng dẫn của SMART chỉ ra rằng các mục tiêu phải cụ thể, có thể đo lường được, có thể đạt được, thực tế và liên quan đến thời gian – không giống như các bài hướng dẫn để viết các mục tiêu trong khuôn khổ OKR. Tuy nhiên, mục tiêu SMART không cung cấp số liệu để biết bạn đã đạt được những mục tiêu đó hoặc theo thuật ngữ OKR, kết quả chính. Vì vậy, mặc dù bạn có thể sử dụng các hướng dẫn mục tiêu SMART để tạo ra các mục tiêu tốt, bạn cần khung OKR để giúp thiết lập, điều chỉnh, đo lường và liên tục cải thiện thiết lập mục tiêu của tổ chức về lâu dài.

KPI là những số liệu được sử dụng để theo dõi các hoạt động, hệ thống và quy trình trong tổ chức của bạn. Các chỉ số này bao gồm những thứ được dùng đánh giá hiệu quả làm việc như thời gian hoạt động, tỷ lệ chuyển đổi hoặc thời gian phản hồi yêu cầu trung bình. KPI khác với OKRs ở mức OKR bao gồm tất cả chiến lược, định hướng, phép đo và mục đích, trong khi KPI chỉ thực sự liên quan đến đo lường thuần túy. Một tổ chức có thể có 100 KPI nhưng nếu không có hướng dẫn bổ sung, KPI vốn sẽ không cho bạn biết điều gì thực sự quan trọng để tối ưu hóa. Tuy nhiên, các KPI phù hợp với khuôn khổ OKR là kết quả chính tuyệt vời!

Ví dụ nếu một kết quả then chốt cho mục tiêu Cải thiện sự hài lòng của khách hàng là Tăng độ nhận diện quảng bá thêm 10% trong một quý tiếp theo, Tăng độ nhận diện quản bá lúc này sẽ là KPI của bạn. Theo những cách này, cả mục tiêu SMART và KPI có thể cực kỳ hữu ích để kết hợp trong khuôn khổ OKR, nhưng chúng không cung cấp đầy đủ hình ảnh hoặc hệ thống để tự cải thiện liên tục.

Làm thế nào để bạn thực hiện OKRs?

Mặc dù OKR rất đơn giản để hiểu, nhưng chúng không nhất thiết phải dễ thực hiện. Các doanh nghiệp cần xem xét cẩn thận cách các OKRs sẽ hoạt động trong văn hóa của họ và các nhà lãnh đạo doanh nghiệp cần xem xét cách họ sẽ dành thời gian cho chiến lược. Nếu không có cái nhìn xa và lập kế hoạch, khuôn khổ OKRs có thể xung đột với văn hóa và kỳ vọng của công ty và nhanh chóng bị loại bỏ chỉ là một mốt quản lý khác.

Ngay cả tầm nhìn chiến lược, sẽ không có con đường duy nhất để thực hiện OKRs. Đối với một số doanh nghiệp, một chương trình thí điểm hoặc triển khai theo giai đoạn hoạt động tốt nhất; đối với những người khác, tốt hơn là làm việc với một huấn luyện viên hoặc người cố vấn bên ngoài để thiết lập quá trình chuyển động. Theo kinh nghiệm thực tế, việc triển khai và tạo điều kiện có hướng dẫn mang đến cho các nhóm cơ hội tốt nhất để triển khai OKRs một cách hiệu quả và đạt được mục tiêu của họ. Hãy xem lý do tại sao:

• Tạo điều kiện có hướng dẫn đảm bảo quá trình thực sự được hoàn thành, phản ánh và liên tục cải tiến.
• Tất cả các ý kiến có thể được đánh giá như nhau để tìm ra điểm chung và điểm bất đồng. Có một người quan sát bên thứ ba không thiên vị giúp dễ dàng rút ra những gì thực sự tốt nhất cho công ty thay vì những gì tốt nhất cho cá nhân – ngay cả những gì có thể tốt nhất cho cá nhân CEO.
• Tạo điều kiện có hướng dẫn cũng giúp các tổ chức tôn vinh sự tiến bộ, thay vì khăng khăng đòi hỏi sự hoàn hảo. Nó chuyển cuộc trò chuyện ra khỏi cõi cá nhân, trong đó “Tại sao bạn không đạt được mục tiêu của mình?” trở thành “Những rào cản nào đang ngăn cản chúng ta đạt được mục tiêu của mình?”

Dưới đây là khung mẫu cho hành trình OKR mà bất kỳ tổ chức nào cũng có thể làm việc với:

1. Tiến hành những buổi thảo luận với nhóm điều hành và các nhà lãnh đạo cấp cao để thu hẹp các mục tiêu tiềm năng cho quý tới.
2. Thu thập ý kiến đóng góp từ mọi người trong tổ chức về mục tiêu của quý tiếp theo nên là gì. Nhất là bao gồm cả cấp độ nhân viên triển khai.
3. Tiến hành các phiên thảo luận với toàn bộ tổ chức để đi đến một tập hợp các mục tiêu thống nhất chung.
4. Đặt kết quả then chốt các mục tiêu đó.
5. Thiết lập bảng thông tin toàn tổ chức với các chỉ số quan trọng cho kết quả chính.
6. Các nhóm và cá nhân từ đó thiết lập OKRs của riêng họ.

Mất bao lâu để phát triển và thực hiện OKRs?

Hầu hết các tổ chức sử dụng kết hợp cả OKRs hàng năm và OKRs hàng quý. Những khóa liên động và xếp tầng này, để bằng cách hoàn thành các mục tiêu hàng quý, chúng tôi thúc đẩy các kế hoạch hàng năm của mình.

Không có mốc thời gian chính xác hoặc không chính xác để thiết lập OKRs— nó sẽ phụ thuộc phần lớn vào số lượng nhân viên. Các công ty lớn hơn cần nhiều thời gian hơn, trong khi các công ty nhỏ hơn có thể di chuyển nhanh hơn. Trong cả hai trường hợp, quá trình đầy đủ có thể mất bốn đến sáu tuần, lý tưởng nhất là trước khi bắt đầu quý sắp tới. Thời gian dẫn này cho phép phản hồi và thực hiện thay đổi nếu cần thiết. Khi chúng tôi làm việc với khách hàng, đây là dòng thời gian OKR điển hình cho các công ty lớn hơn trông như thế nào:

• 6 tuần trước quý: Mục tiêu cần đầu tư suy nghĩ.
  • 3 tuần trước quý: Chọn mục tiêu cho quý sắp tới; bắt đầu soạn thảo và chọn kết quả then chốt.
    • 2 tuần trước quý: Công bố mục tiêu cho toàn bộ tổ chức cho quý sắp tới.
      • Quý bắt đầu: Nhắc lại OKRs cho toàn bộ tổ chức; các nhóm và cá nhân soạn thảo OKRs của riêng họ.
        • 2 tuần trong quý: Các nhóm và cá nhân xuất bản OKRs của họ trong phần còn lại của quý.

Bất kể dòng thời gian chính xác, các tổ chức thiết lập OKRs phải luôn áp dụng các nguyên tắc sau:

• Cân nhắc và tranh luận với mục tiêu tối thượng của doanh nghiệp. Quá trình OKR không nên vội vàng. Tăng tốc thông qua quy trình lập kế hoạch làm tăng nguy cơ làm việc sai.
• Liên quan đến nhiều quan điểm. Để tạo ra hiệu quả cao nhất, hãy bao gồm tất cả mọi người trong quy trình OKR và cho phép những ý tưởng tốt nhất xuất hiện lên hàng đầu.
• Làm rõ quá trình, khung thời gian và kỳ vọng. Các cấp độ khác nhau của tổ chức từ Giám đốc điều hành, Quản lý và cá nhân — mỗi cấp độ sẽ cần thời gian để xem xét và xây dựng OKRs của riêng họ dựa trên phản hồi từ những người ở các cấp độ trên và dưới họ. Đảm bảo mọi người hiểu mục đích của bài tập và làm thế nào để thấu hiểu tối đa nó.

OKRs tạo ra điểm chung

Những nguyên tắc này tạo ra sự giống nhau, điểm chung trong toàn nhóm: “Trên thực tế, sự tương đồng của các giá trị hoạt động, ưu tiên và sở thích – cách một tổ chức hoạt động cùng nhau – là điều bắt buộc nếu sự tiến bộ trong phong cách quản lý xảy ra. Nếu không có điểm chung đó, một tổ chức có thể dễ dàng bị nhầm lẫn và mất ý thức về mục đích.”

Những gì một tổ chức nhận được là lý do đằng sau việc thiết lập OKRs. Điều này không chỉ là đạt được các mục tiêu và thúc đẩy các mục tiêu về phía trước một cách thực sự, có thể đo lường được.

Đó là về việc thúc đẩy các nhóm của bạn đằng sau sự tương đồng của các ưu tiên – một “ý thức về mục đích” – để kích hoạt sự tham gia của họ vào công việc và sự tăng trưởng tổng thể và chuyển động về phía trước của tổ chức. Có các mục tiêu được xác định và chia sẻ rõ ràng sự tham gia xây dựng, đóng góp của cả tập thể với mong muốn cùng phát triển. OKRs chính là lời giải giúp làm cho điều đó xảy ra.