Chúng ta thường được biết rằng một trong những trở ngại lớn nhất của những doanh nghiệp lớn là bộ máy cồng kềnh và chậm chạp, đặc biệt trong những thay đổi lớn của thị trường trong giai đoạn chuyển đổi số.
Đối trọng chính là các công ty khởi nghiệp có hệ thống đủ nhỏ và mô hình linh hoạt giúp cho phép việc cập nhật, thay đổi một cách nhanh chóng nhất trước biến động.
Tuy nhiên trong thực tế, điều gì sẽ xảy ra khi doanh nghiệp của bạn đang dần trở nên to lớn khi tăng trưởng quá “nóng” để có thể tiếp tục duy trì lợi thế về tốc độ phát triển nhanh chóng như ban đầu?
Dưới đây là top OKR chiến lược từ Google một số thay đổi trong thực tế của một số doanh nghiệp đứng đầu thế giới như Goole đã thực hiện để giúp duy trì hoạt động kinh doanh thần tốc ngay cả khi họ đã trở thành một trong những người khổng lồ toàn cầu.
Gã khổng lồ trong ngành công nghệ toàn cầu – Google
Nhiều năm trước khi Google còn là một startup, vào đầu năm 2011, đội ngũ Google nhận thấy rằng để hỗ trợ sự phát triển nhanh chóng của doanh nghiệp, họ sẽ cần có những sự chuẩn bị kỹ càng hơn.
Vì vậy, Google đã đặt ra kế hoạch cho một năm tuyển dụng lớn nhất trong lịch sử công ty tại thời điểm đo. Nhận thấy rằng để đạt được các mục tiêu đầy tham vọng của mình đã đặt ra nhờ phương pháp OKR vào chiến lược chung, đội ngũ Google cần thực hiện những quyết định mang tính chiến lược cho sản phẩm nhanh hơn.
Và để đảm bảo đồng thời tốc độ phát triển và tăng trưởng thần tốc xảy ra song song, một số thay đổi quan trọng đã được áp dụng vào cách thức vận hành toàn bộ bộ máy của Google.
Ở thời điểm hiện tại, họ (Google) vẫn luôn tiếp tục hoàn thiện và cải tiến liên tục nhưng cả hệ thống đã xác định được một số vấn đề then chốt trong nỗ lực không ngừng nghỉ để giúp doanh nghiệp đang lớn mạnh của mình giữ được sự nhanh nhẹn và nhạy bén như ở bất kỳ đơn vị khởi nghiệp khác.
Nhờ việc áp dụng xuyên suốt OKR từ những ngày đầu, Google đã nhanh chóng thiết lập 05 mục tiêu (Objective) chiến lược cấp tập đoàn nhằm giúp vận hành bộ máy luôn linh hoạt và tinh gọn, dù số lượng nhân sự của họ đã lên đến hơn 135.000 trên toàn cầu (tính đến cuối năm 2020) với hàng nghìn sản phẩm, dịch vụ và vô số ý tưởng tham vọng khác luôn được liên tục thử nghiệm và phát triển. Và, cả 05 mục tiêu này vẫn được duy trì và cập nhật thường xuyên trong hầu hết các đơn vị Google đến thời điểm hiện tại, đặc biệt trong cơn khủng hoảng do đại dịch Covid.
Mục tiêu 1: Tối ưu hóa từng đầu mối ra quyết định
Trước đây, Google từng được tổ chức theo các nhóm chức năng như nhóm kỹ sư, nhóm sản phẩm, nhóm bán hàng, nhóm tài chính v.v. Nhưng đến khi số lượng nhân viên và sản phẩm, dự án đều tăng lên nhanh chóng, ban lãnh đạo Google nhận ra rằng mình cần phải tối ưu hóa quy trình ra quyết định của từng khối và đơn vị kinh doanh.
Để làm được điều này, họ đã áp dụng phương pháp trao và giao quyền theo từng cấp và phạm vi trách nhiệm một cách hệ thống và minh bạch. Theo đó, mỗi cấp quản lý sẽ cần giải quyết một vấn đề một cách triệt để hết mức có thể trước khi chuyển giao cho cấp dưới hoặc khi cần sự phối hợp của những bộ phận khác liên quan.
Việc này sẽ giúp tăng đồng thời khả năng sáng tạo, ra quyết định và chịu trách nhiệm, độ tỉ mỉ trong công việc và khả năng hoàn thành nhanh chóng tại từng khâu tăng lên đáng kể. Nguồn (The buck stops here)
Mục tiêu 2: Tạo ra môi trường làm việc mang lại hiệu suất cao nhất
Bên cạnh việc đưa quyết định nhanh chóng và có trách nhiệm cao, tốc độ tương tác nhanh giữa đội ngũ và bộ phận liên quan cũng đóng vai trò rất quan trọng trong một tổ chức lớn mạnh.
Để khuyến khích cách tiếp cận này tại Google, tất cả khu vực làm việc đều được tổ chức, sắp xếp xoanh quanh nhau và việc di chuyển qua lại cũng hết sức thuận tiện, nhanh chóng. Ngay cả đồng sáng lập và cựu CEO của Google, Eric Schmidt cũng chia sẻ văn phòng làm việc của mình với một kỹ sư khi anh ấy mới gia nhập công ty.
Khi Google lớn mạnh hơn nữa, những giám đốc điều hành đã dần tách ra xa trụ sở chính để có thể sát cánh cùng nhóm phụ trách của mình. Để đảm bảo những người ra quyết định quan trọng của sản phẩm, dự án hay cả công ty có thể tiếp tục làm việc hiệu quả và duy trì tương tác tốt, Gooogle đã sắp xếp một khu vực chuyên biệt tọa lạc ngay tại một trong những tòa nhà trong khuôn viên ở trụ sở chính.
Nơi đây được thiết kế dành riêng cho ban quản trị và điều hành của Google, những người sẽ đưa ra những quyết định quan trọng cho cả tổ chức và sản phẩm, để có thể làm việc và trao đổi với nhau một cách thuận tiện nhất.
Các giám đốc điều hành sẽ quyết định những khoảng thời gian cùng làm việc tại đó ngoài thời gian họ cần theo sát đội ngũ của từng bộ phận phụ trách.
Môi trường tốt mang lại nhiều tác động tích cực cho đội ngũ (nguồn Goolge)
Mục tiêu 3: Chỉ họp những buổi họp giá trị
Như vấn đề chung của nhiều tổ chức gặp phải, mọi người phải tham gia quá nhiều cuộc họp trong suốt tuần và đa số không mang lại kết quả như kỳ vọng. Một cuộc họp sẽ mang lại giá trị cho tất cả thành viên tham gia khi cho phép mọi người cùng đưa ra ý kiến, chia sẻ thông tin hữu ích, cùng nhau thảo luận chọn quyết định được đồng thuận và thực sự giải quyết được vấn đề được nêu.
Ngược lại, những cuộc họp không được điều phối tốt sẽ là một sự lãng phí thời gian của tất cả mọi người và, thậm chí, làm giảm tinh thần làm việc. Để tránh lãng phí thời gian hoặc năng lượng của đội ngũ, ban lãnh đạo Google đã thu thập ý kiến đóng góp và đưa ra một số giải pháp để giúp cuộc họp hiệu quả hơn.
Đối với những cuộc họp để đưa ra quyết định, cần đảm bảo rằng mọi cuộc họp luôn phải có một người chủ trì và là người sẽ đưa ra quyết định cuối cùng. Nếu không, cuộc họp sẽ không được diễn ra.
Để đảm bảo chất lượng cuộc họp, cần chọn lọc đúng thành viên có ảnh hưởng và không nhiều hơn 10 người và tất cả những người tham dự đều phải đóng góp ý kiến.
Nếu ai đó không có thông tin hay ý kiến để cung cấp, thì họ sẽ phải chấp nhận theo quyết định được thành lập sau buổi họp. Và việc tham dự đúng giờ là quan trọng nhất, vì các quyết định sẽ được đưa ra mà không cần phải chờ đợi bất kỳ ai nếu đến trễ.
Họp và cùng tạo ra giá trị chung
Mục tiêu 4: Dùng OKR để thống nhất và quy tụ nguồn lực
Việc thiết lập OKR định kỳ hàng quý (Mục tiêu và Kết quả then chốt) đã là một phần trong văn hóa cốt lõi của Google kể từ khi John Doerr đưa ra khái niệm này vào năm 1999.
Và trong thời gian gần đây, từ khoảng 2011, Google đã nâng cao tầm quan trọng của OKR trong việc đóng góp vào sự phát triển của cả tập đoàn (Alphabet sau này) và vẫn đang sử dụng cuộc họp OKR hàng quý cho toàn thể công ty, được dẫn dắt bởi Larry Page và các lãnh đạo đơn vị thành viên.
Tại cuộc họp OKR này, từng đơn vị, từng bộ phận và đội ngũ quản lý của đơn vị, bộ phận đó sẽ trình bày và giải thích mục tiêu của họ và cách họ đo lường chặt chẽ những kết quả then chốt kèm theo. Sau đó, tất cả OKRs sẽ được đăng công khai để mọi người trong công ty cùng xem.
Để đảm bảo tất cả sản phẩm của Google cùng hoạt động và đóng góp vào sự thành công chung của cả hệ sinh thái, ban quản trị và đội ngũ lãnh đạo Google đã và đang tập trung nhiều hơn cho những OKR thách thức và mang lại giá trị vượt bậc hơn.
Và những OKR mang tính chiến lược này được gắn kết khéo léo với nhau để chúng chỉ có thể đạt được khi tất cả thành viên trong Google cùng hoàn thành trong một tỉ lệ chấp nhận định trước.
Ví dụ: OKR cấp công ty của mảng Tìm kiếm (Google Search) là “Cải thiện thông tin của thế giới và làm cho thông tin hữu ích và có thể truy cập được trên toàn cầu”, điều này tái hiện và nhắc lại sứ mệnh của cả công ty. Các kết quả then chốt bên dưới mục tiêu đó bao gồm nhiều chỉ số và cải tiến, ra mắt dự án mới trong quý.
Những chỉ số, cải tiến và dự án mới này sẽ được phân bổ trải dài ra nhiều bộ phận, hàng nghìn đội nhóm và hàng chục nghìn nhân sự khác, đảm bảo sự phối hợp nhịp nhàng và bổ trợ, tương hỗ chặt chẽ lẫn nhau để hướng tới đạt được mục tiêu chung.
Việc thiết lập mục tiêu chung này, cấp độ công ty hoặc cao hơn, cũng mang lại lợi ích rất lớn cho doanh nghiệp trong việc giúp ngăn ngừa vấn nạn “chính trị” , gây chia rẽ cục bộ trong tổ chức – điều luôn là mối quan tâm khi các công ty đạt một quy mô phát triển đủ lớn.
Mục tiêu 5: Quyết định dứt khoát về nguồn lực
Điều quan trọng cuối cùng sẽ về sự tập trung. Tuy nhiên vấn đề lại là việc thực hành điều đó hiệu quả. Trong nửa cuối năm 2011, Google đã quyết định dừng một số dự án, bao gồm Buzz, Code Search và Desktop và đồng thời hợp nhất những dự án khác vào các sản phẩm hiện hữu dưới dạng tính năng bổ sung. Việc đưa ra những quyết định này cho phép Google thu gọn những dự án chưa hiệu quả và dành nhiều nguồn lực hơn cho các sản phẩm tạo được tác động cao, giúp cải thiện cuộc sống của hàng tỷ người đang sử dụng trên thế giới.
Hay như tiêu chí Larry Page đặt ra, “đặt nhiều gỗ hơn sau ít mũi tên hơn” (hàm ý về sự tập trung nguồn lực, được hiểu là “đặt nhiều nguồn lực hơn cho ít dự án/sản phẩm hơn”)
Những thách thức mà Google phải đối mặt và vượt qua trong suốt giai đoạn phát triển thần tốc của mình không phải là duy nhất. Trong một môi trường kinh doanh hiện đại, sự phát triển của nền công nghiệp 4.0, và đặc biệt dưới tác động không thể lường trước từ “con thiên nga đen” mang tên Covid, tất cả doanh nghiệp và startup đều luôn tìm kiếm những phương pháp, cách thức tốt nhất để phát triển thần tốc hơn, hiệu quả hơn và thông minh hơn.
Trong phần phát biểu kết thúc của mình tại Zeitgeist, nhà đồng sáng lập và cựu CEO Google Larry Page đã tóm lượt: “Không có công ty nào đưa ra quyết định tốt mà chậm cả”.
