Trong bối cảnh thị trường toàn cầu hóa và ngày càng cạnh tranh, các doanh nghiệp hiện đại, đặc biệt là nhóm SME và startup, đang phải đối mặt với áp lực phải đổi mới liên tục và phát triển nhanh chóng để duy trì sự tồn tại và phát triển bền vững. Trong đó, việc ứng dụng OKRs (Objectives and Key Results) đang nổi lên như một phương pháp quản trị mục tiêu hiện đại, mang lại hiệu quả cao, giúp các nhà lãnh đạo doanh nghiệp định hình rõ ràng định hướng kinh doanh, đo lường tiến độ và phát huy động lực tăng trưởng của đội ngũ. Được truyền cảm hứng và minh chứng từ các tập đoàn lớn như Google, Amazon và Intel, rất nhiều doanh nghiệp trên toàn cầu đã và đang triển khai mạnh mẽ OKRs vào hệ thống quản trị doanh nghiệp.
Phương pháp quản trị mục tiêu OKRs
OKRs không chỉ là một công cụ quản lý; đó còn là một phương pháp và nguyên lý quản trị xây dựng văn hóa làm việc tích cực và gắn kết các thành viên trong tổ chức, giúp tập trung vào mục tiêu chung quan trọng nhất. Tuy có được sự chú ý đáng kể của các doanh nghiệp tại khu vực APAC và tại Việt Nam, việc triển khai OKRs trên thực tế không hề đơn giản, đặc biệt với những doanh nghiệp chưa có kinh nghiệm hoặc thiếu nguồn lực để xây dựng một hệ thống quản lý mục tiêu một cách bài bản. Dưới đây, hãy cùng OKR.BUSINESS đến với 04 thách thức điển hình trong việc áp dụng OKRs và một số giải pháp tiềm năng để tối ưu hóa hiệu quả quản trị và đạt được mục tiêu đề ra.
Thách thức 1: Năng lực chuyên môn và Kỹ năng làm việc của đội ngũ
Một trong những khó khăn đầu tiên là năng lực chuyên môn của đội ngũ nhân sự trong việc thực thi mục tiêu thách thức và đạt được các kết quả then chốt cần thiết. Một trong những yêu cầu tiên quyết của OKRs là khả năng xử lý tình huống xuất sắc của đội ngũ nhân sự trong quá trình vận hành hàng ngày. Điều này bao gồm vượt qua các thách thức về khách hàng và biến động trên thị trường để đạt được kết quả mong đợi.
Không thể phủ nhận sự thật rằng nhân sự tại các doanh nghiệp nhỏ thường rất giỏi và linh hoạt nhưng lại thiếu kinh nghiệm triển khai hệ thống quản lý mục tiêu bài bản như OKRs. Đây là tình huống thường gặp ở hầu hết các doanh nghiệp, nhất là các công ty SME và startup, với nguồn lực hạn chế để tuyển dụng và đào tạo nhân sự bài bản. Đội ngũ của doanh nghiệp có thể đang làm tốt ở một hoặc vài khía cạnh chuyên môn, nhưng để đạt được kết quả kinh doanh, thường cần kết hợp nhiều nhóm kỹ năng cả chuyên môn (kỹ năng cứng) và kỹ năng làm việc hỗ trợ (kỹ năng mềm). Nhân sự của doanh nghiệp có thể gặp phải những thách thức không chỉ trong việc giải quyết vấn đề mà còn gặp khó khăn trong giao tiếp nội bộ hiệu quả hoặc tương tác khéo léo với khách hàng. Kết quả dễ thấy là các mục tiêu then chốt (Key Results) có thể chỉ đạt được 40-60% so với kỳ vọng, nhất là trong những chu kỳ đầu tiên khi ứng dụng OKRs.
Năng lực làm việc của đội ngũ rất quan trọng để thực hiện hóa OKRs
Ví dụ, khi mục tiêu doanh nghiệp là ‘Tăng 20% tổng doanh số bán hàng trong 3 tháng’, đội ngũ nhân sự có thể chỉ đạt được 10% do khoảng cách năng lực hiện tại, dù rất cố gắng. Việc liên tục trao đổi, điều chỉnh kỹ năng qua các bài kiểm tra và đánh giá định kỳ cũng sẽ giúp doanh nghiệp nắm bắt và cải thiện năng lực cho đội nhóm. Từ đó, các nhà quản lý và lãnh đạo cần chủ động đào tạo nhân sự, tổ chức các khóa học liên quan, thành lập nhóm hỗ trợ hoặc mời chuyên gia tư vấn để tạo nền tảng kiến thức vững chắc và nâng cao tay nghề chuyên môn.
Thách thức 2: Tư duy kết quả, Tính chủ động và Độ quyết tâm của mỗi thành viên
Trong văn hóa Á Đông, nhân viên thường có xu hướng chờ nhận chỉ đạo từ cấp trên thay vì có tính chủ động đề xuất giải pháp hoặc xung phong nhận thêm nhiệm vụ. Điều này xuất phát từ tư duy truyền thống và có thể xảy ra ngay cả với những nhân sự có chuyên môn cao và nhiều năm kinh nghiệm. Trong khi đó, việc ứng dụng OKRs để đạt hiệu quả cao đòi hỏi sự thay đổi mạnh mẽ trong tư duy và cách làm việc. Mỗi cá nhân trong tổ chức cần phải chủ động trong công việc, sẵn sàng tư duy hướng đến kết quả để đạt mục tiêu và tự lãnh đạo bản thân. Điều này đòi hỏi một văn hóa làm việc tích cực cùng sự quyết tâm của cả tổ chức, giúp nhân viên nhận thức rõ giá trị của mục tiêu đối với việc phát triển bản thân và đóng góp vào thành công chung của công ty.
Doanh nghiệp cần tạo điều kiện cho nhân viên trao đổi và nhận phản hồi thường xuyên (theo nguyên tắc CFR – Conversation, Feedback, Recognition), đồng thời xây dựng một văn hóa trao quyền phù hợp, khuyến khích nhân viên tự đề xuất giải pháp. Các buổi họp OKRs định kỳ cũng nên bao gồm phần phản hồi và hỗ trợ từ quản lý, để nhân viên cảm thấy được quan tâm và sẵn sàng đóng góp. Sự linh hoạt trong việc hỗ trợ bằng cố vấn và huấn luyện trong công việc (mentoring và coaching on-the-job) từ người quản lý trực tiếp sẽ mang lại giá trị hữu hiệu trong việc thúc đẩy tư duy tự chủ và tinh thần trách nhiệm của đội ngũ.
Mỗi thành viên ưu tú như từng mắt xích vững mạnh của tổ chức
Ví dụ, các nhà lãnh đạo có thể tổ chức các buổi hội thảo hoặc khóa học ngắn hạn về kỹ năng tự quản lý và sáng tạo giải pháp, nhằm khuyến khích nhân viên tư duy độc lập và chủ động hơn. Đồng thời, doanh nghiệp cũng nên thiết lập hệ thống ghi nhận và khen thưởng các đề xuất và sáng kiến của nhân viên, tạo động lực cho sự tham gia tích cực và nhiệt tình. Trong công việc, cần mô tả công việc một cách cụ thể, đặt ra tiêu chí đánh giá rõ ràng và thường xuyên đặt câu hỏi để gợi mở tư duy của đội ngũ. Tùy theo tình huống và tính cấp bách, đây sẽ là những cơ hội tốt để rèn giũa khả năng và nâng cao năng lực của nhân viên.
Thách thức 3: Khả năng duy trì và Nuôi dưỡng OKRs trong tổ chức
Khả năng duy trì và nuôi dưỡng “văn hóa OKRs” là 02 thách thức lớn đối với vai trò của doanh nghiệp mà các nhà lãnh đạo cần chú trọng. Ứng dụng OKRs để được hiệu quả thường đòi hỏi thời gian để thực sự phát huy, nhưng không ít doanh nghiệp thiếu kiên nhẫn và mong muốn nhìn thấy kết quả ngắn hạn. Trong điều kiện thông thường, việc triển khai OKRs trung bình cần khoảng 3-4 chu kỳ, tương đương với 9-12 tháng, trước khi tổ chức có thể thấy hiệu quả rõ ràng. Thực tế, bao gồm cả tác động khách quan và chủ quan, việc doanh nghiệp chịu áp lực trong ngắn hạn và trở nên thiếu kiên nhẫn có thể khiến cả tổ chức dễ từ bỏ OKRs khi chưa kịp đạt được sự chuyển hóa cần thiết cùng kết quả mong muốn.
Để phát huy OKRs một cách hiệu quả, doanh nghiệp cần có lộ trình cụ thể, chia thành từng giai đoạn nhỏ để nhân viên và quản lý cùng làm quen dần với hệ thống. Doanh nghiệp có thể thử nghiệm với các chu kỳ ngắn hạn, chẳng hạn chỉ trong một tháng, để nhân sự từng bước thích nghi và cùng nhau cải thiện hoạt động. Đặc biệt, sự tham gia của chuyên gia nhiều kinh nghiệm về OKRs ngay từ đầu sẽ giúp xây dựng một văn hóa làm việc cởi mở, khuyến khích tinh thần học hỏi từ những thất bại nhỏ nhưng giá trị và chia sẻ kinh nghiệm trong quá trình thực hiện cùng nhau.
Ứng dụng OKRs thành công cần đầu tư thời gian và nguồn lực phù hợp
Kiên nhẫn và cải tiến liên tục trong việc áp dụng OKRs là yếu tố cốt lõi để đạt được thành công lâu dài. Doanh nghiệp nên thường xuyên thúc đẩy văn hóa học hỏi không ngừng và khuyến khích nhân viên tự đánh giá lại quá trình làm việc của mình. Các buổi đánh giá định kỳ và phản hồi cần được tổ chức để điều chỉnh các mục tiêu và kết quả then chốt phù hợp với tình hình thực tế. Ngoài ra, doanh nghiệp cần đảm bảo mỗi nhân viên hiểu rõ vai trò và trách nhiệm của mình trong việc đạt các mục tiêu. Điều này có thể thực hiện thông qua việc thiết lập các tiêu chí đánh giá rõ ràng và tổ chức các buổi họp định kỳ để thảo luận và giải quyết các vấn đề phát sinh. Trong đó, quản lý sẽ đóng vai trò là người hỗ trợ, luôn sẵn sàng lắng nghe và giúp đỡ nhân viên xuyên suốt quá trình thực hiện OKRs.
Thách thức 4: Năng lực lãnh đạo và Cam kết với OKRs của doanh nghiệp
Ban lãnh đạo phải là người đầu tiên và tiên phong trong việc áp dụng và duy trì văn hóa quản trị OKRs. Việc xem OKRs chỉ như một “xu hướng” quản lý nhất thời sẽ khiến tổ chức khó đạt kết quả kỳ vọng. Đội ngũ lãnh đạo không chỉ cần hiểu rõ giá trị của OKRs mà còn phải thực sự cam kết triển khai để truyền cảm hứng và thúc đẩy nhân viên. Họ cần hành động như những người dẫn đầu, làm gương để lan tỏa tinh thần và tầm nhìn của OKRs, thể hiện qua sự nhất quán trong mọi quyết định và cách vận hành hàng ngày.
Đội ngũ lãnh đạo và các cấp quản lý cần thường xuyên giao tiếp, nhấn mạnh tầm quan trọng của OKRs, khuyến khích sự tham gia của nhân viên và giúp họ nhận thức rõ tầm nhìn dài hạn cùng lợi ích khi đạt được các mục tiêu OKRs. Điều này sẽ tạo ra một môi trường làm việc tích cực, nơi nhân viên không chỉ cảm thấy được động viên mà còn cam kết và luôn được ủng hộ trong phấn đấu đạt được mục tiêu chung.
Ngoài ra, theo học thuyết Lãnh đạo Tình huống (Situational Leadership), các nhà quản lý cần linh hoạt điều chỉnh phong cách lãnh đạo của mình sao cho phù hợp với từng nhân viên, giúp họ gắn kết và cống hiến vào mục tiêu chung. Sự linh hoạt này sẽ giúp quản lý thích nghi với các tình huống khác nhau, từ đó tăng cường hiệu quả làm việc và sự đồng lòng trong toàn doanh nghiệp.
Sự cam kết cùng việc đồng hành của đội ngũ lãnh đạo là nền tảng vững chắc cho OKRs cất cánh
Khi nhận diện rõ ràng các thách thức và sẵn sàng với giải pháp cụ thể, doanh nghiệp SMEs và startup hoàn toàn có thể tự tin trên hành trình ứng dụng OKRs. Năng lực chuyên môn và kỹ năng làm việc của đội ngũ kết hợp với tư duy kết quả, tính chủ động và độ quyết tâm của mỗi thành viên là nền tảng vững chắc. Khả năng duy trì và nuôi dưỡng OKRs trong tổ chức cùng với năng lực lãnh đạo và cam kết từ phía lãnh đạo sẽ là nền tảng vững chắc giúp truyền cảm hứng và thúc đẩy nhân viên. Sự kiên nhẫn và cam kết từ lãnh đạo cùng sự chủ động của nhân viên chính là chìa khóa để giúp OKRs không chỉ là một hệ thống quản lý tuyệt vời mà còn trở thành một phần trong văn hóa làm việc tích cực, đóng góp vào sự phát triển bền vững và ấn tượng của doanh nghiệp.
