Môi trường kinh doanh biến động không ngừng trên phạm vi toàn cầu, do đó, việc thiết lập và theo đuổi mục tiêu rõ ràng là yếu tố then chốt và vô cùng quan trọng để doanh nghiệp có thể tồn tại và tiếp tục phát triển. Tuy nhiên, nhiều tổ chức vẫn loay hoay với các phương pháp quản lý mục tiêu truyền thống, thường xuyên đối mặt với thiếu sự linh hoạt và liên kết chặt chẽ giữa chiến lược tổng thể và hoạt động hàng ngày.
Vậy việc áp dụng OKRs từ Google mang lại giá trị gì và làm thế nào để áp dụng hiệu quả phương pháp này? Phương pháp quản trị OKRs (Objectives and Key Results), một hệ thống thiết lập mục tiêu năng động, đã được rất nhiều doanh nghiệp chứng minh là giải pháp hiệu quả cho vấn đề này.
Được tiên phong bởi Intel và áp dụng thành công bởi Google, LinkedIn, Twitter cùng nhiều “ông lớn” khác, OKRs đang dần trở thành “kim chỉ nam” cho các doanh nghiệp hiện đại ở nhiều quy mô, đặc biệt là các công ty trẻ đang trong giai đoạn tăng trưởng mạnh mẽ. Bài viết này sẽ phân tích 07 điểm cốt lõi rút ra từ kinh nghiệm thực tế của Google sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về sức mạnh của OKRs và cách thức triển khai phù hợp cho doanh nghiệp.
Google là một ví dụ kinh điển và nguồn cảm hứng cho phương pháp quản trị OKRs
#1: OKRs – Không chỉ dành riêng cho những “Gã Khổng Lồ” công nghệ
Nhiều người lầm tưởng rằng OKRs chỉ phù hợp với những tập đoàn công nghệ quy mô lớn như Google hay LinkedIn. Tuy nhiên, chính từ sự hiệu quả của OKRs từ Google đã góp phần quan trọng vào sự phát triển thần tốc của những “gã khổng lồ” này. Như Rick Klau của Google Ventures đã chia sẻ, Google đã không thể trở thành Google như ngày hôm nay nếu không áp dụng OKRs ngay từ giai đoạn đầu. OKRs mang đến cho Google – khi đó còn là một công ty non trẻ đầy tham vọng – khung sườn vững chắc và sự minh bạch cần thiết để liên kết toàn bộ tổ chức hướng tới mục tiêu chung.
Bài học đúc rút cho những doanh nghiệp khác: OKRs là phương pháp quản trị mục tiêu linh hoạt, phù hợp với đa dạng loại hình và quy mô doanh nghiệp. Đặc biệt phù hợp với những công ty khởi nghiệp với nguồn lực vô cùng hạn chế sẽ được hưởng lợi từ OKRs để giúp tối ưu hóa hiệu suất và đạt được mục tiêu kỳ vọng.
#2: Liên kết mọi thành viên với mục tiêu chung
Một trong những điểm yếu của phương pháp quản trị mục tiêu truyền thống là sự thiếu liên kết giữa mục tiêu của từng cá nhân, phòng ban với chiến lược tổng thể của doanh nghiệp. Điều này dẫn đến sự thiếu tập trung, lãng phí nguồn lực và khó khăn trong việc đo lường hiệu quả công việc. OKRs giải quyết vấn đề này bằng cách tạo ra sự liên kết chặt chẽ giữa các cấp độ trong tổ chức. Mục tiêu của CEO sẽ được “cascading” xuống các phòng ban, nhóm và cá nhân, đồng thời mục tiêu của các cấp dưới cũng được “lọc” lên trên để đảm bảo sự phù hợp với định hướng chung.
Nhìn ở góc độ phân tích, áp dụng mô hình OKRs từ Google mang nhiều nét tương đồng với lý thuyết Quản trị theo Mục tiêu (MBO) của Peter Drucker, nhấn mạnh việc thiết lập mục tiêu rõ ràng và có sự tham gia của tất cả thành viên trong tổ chức. Tuy nhiên, OKRs cụ thể hơn bằng cách kết hợp các “Key Results” – những kết quả then chốt cụ thể, đo lường được – giúp theo dõi tiến độ và đánh giá hiệu quả một cách khách quan.
#3: Tập trung vào điều quan trọng nhất
OKRs khuyến khích sự tập trung bằng cách giới hạn số lượng mục tiêu và kết quả chính. Theo nguyên tắc Pareto (80/20), 80% kết quả đạt được thường đến từ 20% nỗ lực. Áp dụng vào OKRs, doanh nghiệp nên tập trung vào 3-5 mục tiêu quan trọng nhất, với mỗi mục tiêu có tối đa 3-5 kết quả chính. Điều này giúp đảm bảo sự tập trung và tối ưu hóa nguồn lực cho những mục tiêu mang lại giá trị cao nhất.
Xác định và tập trung vào điều quan trọng đóng vai trò tối thượng để mang lại hiệu quả cao nhất
Một trong những vấn đề thường gặp nhất khi quản trị công việc chính là việc có quá nhiều mục tiêu. Việc đặt ra quá nhiều mục tiêu trong cùng một giai đoạn có thể dẫn đến sự phân tán nguồn lực và giảm hiệu suất làm việc. Rất nhiều nhà quản lý và lãnh đạo trên toàn cầu đã xác nhận, sự thật rằng những nhóm làm việc tập trung vào một số ít mục tiêu quan trọng thường mang lại hiệu suất cao hơn đáng kể so với những nhóm có quá nhiều mục tiêu.
#4: Duy trì nhịp độ theo dõi và phản hồi thường xuyên
Để đảm bảo phương pháp OKRs từ Google phát huy hiệu quả, việc theo dõi và phản hồi thường xuyên là vô cùng quan trọng. Các cuộc họp định kỳ giữa quản lý và nhân viên (ít nhất hai tuần một lần) giúp theo dõi tiến độ, điều chỉnh kế hoạch và duy trì động lực làm việc. Đặc biệt, trong một quý chỉ kéo dài 13 tuần, việc đảm bảo mọi người đi đúng hướng và kịp tiến độ là rất quan trọng.
Phân tích: Việc phản hồi thường xuyên giúp tăng cường trách nhiệm giải trình, thúc đẩy sự cam kết và tạo điều kiện cho việc trao đổi thông tin hai chiều giữa quản lý và nhân viên. Điều này phù hợp với nguyên tắc “kiểm soát và điều chỉnh” trong vòng tròn PDCA (Plan-Do-Check-Act) – một mô hình quản lý chất lượng phổ biến.
#5: OKRs thúc đẩy văn hóa định hướng hiệu suất
OKRs không chỉ là công cụ thiết lập mục tiêu mà còn là một phương pháp quản trị, một hệ thống đo lường công việc vô cùng hiệu quả. Bằng cách định lượng các kết quả tập trung, OKRs cung cấp dữ liệu cụ thể để đánh giá tiến độ và điều chỉnh kế hoạch hành động. Sự minh bạch trong việc theo dõi OKRs thúc đẩy trách nhiệm giải trình, kỷ luật và tạo ra văn hóa định hướng hiệu suất mạnh mẽ trong tổ chức.
Chính Google là một minh chứng rõ ràng nhất trong việc sử dụng OKRs để đo lường hiệu quả của các dự án, sản phẩm và thậm chí cả hiệu suất của từng nhân viên. Dữ liệu từ OKRs giúp Google đưa ra quyết định nhanh chóng và chính xác dựa trên bằng chứng, tối ưu hóa nguồn lực và đạt được mức tăng trưởng vượt bậc.
#6: Phát huy sức mạnh tập thể
Để OKRs thực sự hiệu quả, sự tham gia của tất cả thành viên trong tổ chức là yếu tố then chốt. Doanh nghiệp nên khuyến khích nhân viên ở mọi cấp độ đóng góp vào quá trình thiết lập OKRs. Theo John Doerr, “cha đẻ” của OKRs từ Google, 50-70% mục tiêu nên đến từ các cấp dưới. Điều này không chỉ thúc đẩy sự cam kết và tinh thần ownership mà còn giúp khai thác trí tuệ tập thể, tạo ra những giải pháp sáng tạo và hiệu quả hơn. Phương pháp này, trong thực tế, phù hợp với triết lý lãnh đạo theo tình huống (Situational Leadership) áp dụng tại Google, nhấn mạnh việc trao quyền và tạo điều kiện cho nhân viên tham gia vào quá trình ra quyết định.
Mục tiêu thách thức sẽ chỉ được hoàn thành với sự đóng góp từ tập thể vững mạnh
#7: Nâng cao năng suất làm việc
Một trong những sự thật “khó khăn” là việc thiết lập và theo dõi OKRs đòi hỏi thời gian và nỗ lực ban đầu. Nhưng về lâu dài, phương pháp này đã được rất nhiều doanh nghiệp áp dụng cho thấy tiết kiệm đáng kể thời gian và nguồn lực cho doanh nghiệp trong quá trình thực thi và triển khai. OKRs còn giúp các nhà quản lý và lãnh đạo giảm thiểu các cuộc họp không cần thiết, tránh lãng phí thời gian vào những công việc không ưu tiên, và từ đó, tối ưu hóa việc phân bổ nguồn lực. Thay vì dành hàng giờ trong các cuộc họp để thảo luận về các vấn đề phát sinh không bao giờ hết, OKRs giúp xác định rõ ràng các ưu tiên và tập trung nguồn lực vào việc giải quyết những vấn đề quan trọng nhất.
OKRs là một hệ thống quản lý mục tiêu mạnh mẽ, mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, từ việc liên kết chiến lược, tăng cường trách nhiệm giải trình đến thúc đẩy hiệu suất làm việc và tối ưu hóa nguồn lực. Bằng cách áp dụng những bài học và nguyên lý quản trị của OKRs từ Google một cách khoa học và linh hoạt, doanh nghiệp có thể vượt qua thách thức trong việc thiết lập và đạt được mục tiêu, tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển bền vững.
