Chiến lược và Công cụ Hiệu quả từ Bậc thầy Đàm phán
Trong thế giới kinh doanh ngày nay, đàm phán không chỉ là việc đạt được một thỏa thuận như mong muốn, mà còn là thể hiện được việc định hình mối quan hệ lâu dài cũng như xây dựng giá trị đôi bên cùng có lợi trong tương lai. Và ở môi trường làm việc chuyên nghiệp, nghệ thuật đàm phán là một kỹ năng thiết yếu, quyết định to lớn đến sự thành bại trong rất nhiều hoạt động hàng ngày từ các giao dịch, hợp đồng và đến việc bảo vệ ý kiến, tranh biện quan điểm.
Việc nắm vững các chiến lược và công cụ đàm phán sẽ giúp bạn đạt được mục tiêu, tối ưu hóa lợi ích và xây dựng các mối quan hệ bền vững. Mỗi nhà đàm phán thành công đều nắm vững những nguyên lý then chốt trong đàm phán cũng như có trong tay nhiều công cụ chiến lược phong phú, cho phép họ linh hoạt ứng biến một cách tài tình với mọi tình huống xảy ra và đạt được lợi ích cao nhất. Hãy cùng OKR.BUSINESS tìm hiểu về 05 chiến lược đàm phán phổ biến và 03 công cụ tối ưu được áp dụng rất phổ biến trong các chương trình đào tạo chuyên nghiệp tại Harvard Business School (HBS), sẽ mang lại rất nhiều giá trị cho bất kỳ ai muốn phát triển xa hơn trên con đường trở thành một bậc thầy đàm phán thành công.
Bạn đã sẵn sàng trở thành bậc thầy trong nghệ thuật đàm phán chưa?
05 Chiến lược đàm phán tổng quát
Chiến lược 1: Lose-Win, Lùi một bước, tiến hai bước
Mặc dù có vẻ đây là một cách tiếp cận có vẻ “thất bại” khi bạn phải nhượng bộ trước, chiến lược Lose-Win trên thực tế lại là một phương pháp đàm phán khéo léo giúp tạo dựng niềm tin và mở ra cơ hội hợp tác dài hạn. Bằng cách chủ động từ bỏ một số lợi ích nhỏ ban đầu, bạn sẽ không chỉ gây ấn tượng với đối tác mà còn cho thấy sự thiện chí. Theo nguyên lý tâm lý bù đắp, đối tác sẽ thường đáp lại hoặc nhượng bộ lại bằng những hành động có lợi hơn trong tương lai.
Ví dụ: Khi thương lượng một hợp đồng dịch vụ, bạn có thể phải giảm giá dịch vụ ban đầu để khuyến khích đối tác ký hợp đồng dài hạn. Sự nhượng bộ ban đầu này không chỉ giúp bạn có được hợp đồng, mà còn là nền tảng để tăng trưởng lợi ích hợp tác trong tương lai.
Chiến lược 2: Win-Lose, Thương trường như chiến trường
Tình huống Win-Lose thường được áp dụng khi một bên mong muốn tối đa hóa lợi ích, bất chấp sự ảnh hưởng từ phía đối tác. Đây có thể là một chiến lược mạnh mẽ giúp bạn đạt được lợi ích tức thì, nhưng đồng thời cũng mang rủi ro làm tổn hại mối quan hệ đối tác lâu dài. Tuy nhiên, đây vẫn là chiến lược hữu hiệu khi các nhà đàm phán khéo léo sẽ biết cách sử dụng chiến lược này một cách cân nhắc, đặc biệt trong những tình huống bắt buộc phải giành được thắng lợi nhằm phục vụ hoặc giữ vững lập trường ban đầu.
Ví dụ: Khi đàm phán hợp tác, đối tác yêu cầu bạn phải có những ưu đãi hoặc phải nhượng bộ một số lợi ích đặc biệt. Vì hiểu rõ tác động không tốt của việc nhượng bộ này cho uy tín của tổ chức hoặc ảnh hưởng đến lợi ích các đối tác hiện hữu, bạn sẽ bày tỏ sự dứt khoát và cương quyết trong quan điểm đồng thời nhấn mạnh vào giá trị hợp tác dài hạn và sẵn sàng từ bỏ đàm phán.
Áp dụng linh hoạt các chiến lược là chìa khóa thành công trong nghệ thuật đàm phán
Chiến lược 3: Compromise, Dĩ hòa vi quý
Thỏa hiệp là chiến lược khi cả hai bên đều nhượng bộ một phần lợi ích để đạt được thỏa thuận chung. Đây là phương pháp nhanh chóng, giúp giảm thiểu xung đột, nhưng cần đảm bảo rằng cả hai bên đều cảm thấy hài lòng với kết quả. Một nhà nghệ thuật đàm phán bậc thầy sẽ linh hoạt sử dụng chiến lược thỏa hiệp trong những tình huống nhất định để bảo vệ mối quan hệ và lợi ích chung và tránh gây bất mãn.
Ví dụ: Trong thương lượng mua bán bất động sản, bên mua và bên bán có thể đạt được thỏa thuận ở mức giá trung bình giữa kỳ vọng ban đầu của cả hai bên.
Chiến lược 4: Lose-Lose, Lửa thử vàng
Lose-Lose là một chiến lược khá đặc biệt trong nghệ thuật đàm phán. Thông thường, đây sẽ là tình huống xảy ra khi cả hai bên đều không đạt được mong muốn. Tuy nhiên, điều này không phải lúc nào cũng là kết quả tiêu cực. Ở góc độ chiến lược, trong một số trường hợp, đây lại là dịp rất tốt để định hình lại mối quan hệ và điều chỉnh kỳ vọng ở cả hai bên. Khi cuộc đàm phán trở nên quá căng thẳng và lợi ích đối nghịch trong thời điểm hiện tại, chiến lược Lose-Lose giúp tạo ra một điểm dừng, một khoảng lặng để từ đó mở ra cơ hội tái cấu trúc hợp tác về sau.
Ví dụ: Việt Nam đã theo đuổi trong hàng nhiều năm để đáp ứng tiêu chuẩn để xuất khẩu hàng hóa vào thị trường tiêu chuẩn cao của EU. Trong suốt quá trình theo đuổi và phát triển này, dù liên tục gặp phải Lose-Lose nhưng điều này đã thúc đẩy các nhà cung cấp Việt Nam không ngừng cải tiến hệ thống và chất lượng sản phẩm một cách tổng thể và gia tăng giá trị sản phẩm bền vững.
Hãy luôn bình tĩnh và khách quan trong quá trình đàm phán
Chiến lược 5: Win-Win, Đôi bên cùng có lợi
Win-Win là đích đến được kỳ vọng nhất của bất kỳ cuộc đàm phán nào, nơi cả hai bên đều cảm thấy hài lòng và “cùng thắng”. Khi áp dụng chiến lược Win-Win, điểm mấu chốt nằm ở việc các nhà đàm phán bậc thầy sẽ cần chọn lựa kỹ lưỡng, trao đổi và đàm phán một cách khéo léo để cả hai bên không chỉ cùng nổ lực tiến đến giá trị chung, trong nhiều trường hợp sẽ là một giải pháp mới, dung hòa lợi ích hợp lý cho các bên tham gia.
Ví dụ: Hai công ty đang có cùng ý định cung cấp ra thị trường một sản phẩm mới. Thay vì mỗi bên tự phát triển và trở thành đối thủ cạnh tranh của nhau trong tương lai, họ sẽ ngồi lại để thảo luận về việc cùng hợp tác để phát triển và kinh doanh sản phẩm đó. Bằng chiến lược hợp tác Win-Win, mỗi bên thống nhất sẽ đóng góp nguồn lực phù hợp với bối cảnh và lợi thế của mỗi bên và cùng chia sẻ lợi ích dựa trên kết quả kinh doanh.
03 Công cụ hỗ trợ đàm phán hiệu quả
Trong môi trường đàm phán chuyên nghiệp, các công cụ BATNA, ZOPA và Tiêu Chuẩn Khách Quan là ba công cụ nền tảng giúp nhà đàm phán không chỉ đạt được thỏa thuận tối ưu mà còn duy trì mối quan hệ tích cực với đối tác. Phương pháp đàm phán của Harvard Business School (HBS) hướng đến mục tiêu đạt được kết quả win-win, giúp tối ưu hóa lợi ích cho cả hai bên và xây dựng niềm tin vững chắc.
Mô hình tương quan giữa BATNA và ZOPA trong nghệ thuật đàm phán
Công cụ 1: BATNA (Best Alternative to a Negotiated Agreement), Phương án thay thế tối ưu
BATNA là công cụ giúp bạn xác định và chuẩn bị sẵn sàng về phương án tối ưu nhất có thể thực hiện trong trường hợp cuộc đàm phán thất bại. Một phương án BATNA vững chắc giúp bạn tự tin bảo vệ lợi ích của mình và tránh chấp nhận những điều kiện bất lợi trên bàn đàm phán. Điều này đòi hỏi sự chủ động tìm kiếm, đánh giá và tư duy sâu về các lựa chọn thay thế trước và trong quá trình thỏa thuận.
Một BATNA vững chắc không chỉ giúp nâng cao vị thế của bạn trong đàm phán mà còn duy trì sự độc lập, linh hoạt cho các quyết định sau này. Việc liên tục cải thiện BATNA cũng mang lại lợi thế chiến lược quan trọng, giúp bạn đối phó hiệu quả với các biến động trong quá trình đàm phán. Trước khi bắt đầu đàm phán, hãy xem xét và phát triển các phương án thay thế khả thi. Các lựa chọn này không chỉ bao gồm những phương án cụ thể, mà còn phải tính đến lợi ích lâu dài cho bạn.
Ví dụ: Trong đàm phán mua bán bất động sản, nếu giá nhà hiện tại không đáp ứng kỳ vọng của bạn, một BATNA phù hợp có thể là tìm kiếm các loại hình bất động sản khác có giá trong khả năng hoặc tạm thuê nhà để tiếp tục tìm kiếm.
Công cụ 2: ZOPA (Zone of Possible Agreement), Vùng thỏa thuận khả thi
ZOPA mô tả về phạm vi lợi ích mà cả hai bên đều có thể cùng đạt được và sẵn sàng chấp nhận. Xác định rõ ZOPA giúp bạn tránh mất thời gian với các yêu cầu không khả thi và tập trung vào các đề xuất thực tế, dễ chấp nhận, tránh xung đột đặc biệt xảy ra do khác biệt về kỳ vọng quá lớn.
Khi xác định ZOPA, mỗi bên đàm phán cần hiểu rõ giới hạn và dự kiến được mong muốn của cả hai bên. Các kỹ thuật như đặt câu hỏi mở và lắng nghe tích cực giúp bạn tìm ra điểm chung và thiết lập vùng thỏa thuận có giá trị phù hợp nhất. Bằng cách xác định ZOPA, nhà đàm phán có thể xây dựng chiến lược linh hoạt, tăng cường cơ hội hợp tác và tối ưu hóa kết quả đàm phán. Điều này còn giúp các bên có cơ sở thực tế để thương lượng mà tránh phát sinh những yêu cầu không hợp lý, tăng khả năng đạt được thỏa thuận nhanh chóng.
Ví dụ: Nếu bạn là người mua có khả năng trả tối đa 120 triệu đồng cho một chiếc xe, trong khi người bán chỉ chấp nhận tối thiểu từ 100 triệu đồng trở lên, thì ZOPA nằm trong khoảng từ 100 đến 120 triệu đồng – phạm vi lý tưởng để hai bên đạt thỏa thuận.
Việc trao đổi dựa trên cùng hệ guy chiếu và giá trị mang lại thuận lợi to lớn khi đàm phán
Công cụ 3: Tiêu Chuẩn Khách Quan (Objective Standards), Cơ sở đánh giá công bằng và minh bạch
Tiêu chuẩn khách quan là những nguyên tắc công bằng, minh bạch, thường được công khai và có thể đo lường, giúp giảm thiểu cảm xúc cá nhân và các tranh cãi không cần thiết. Trong nghệ thuật đàm phán, việc ứng dụng dựa trên tiêu chuẩn khách quan giúp các bên củng cố hệ quy chiếu, xây dựng lòng tin và tăng cường mối quan hệ hợp tác theo cùng chiều hướng một cách tích cực.
Xác định được và áp dụng những tiêu chuẩn khách quan như giá cả thị trường, dữ liệu pháp lý hoặc các tiêu chuẩn ngành nghề để làm căn cứ đàm phán một cách vững chắc. Việc này đảm bảo rằng cả hai bên cùng đồng ý với những tiêu chuẩn này trước khi thảo luận sâu hơn. Việc áp dụng các tiêu chuẩn khách quan trong đàm phán không chỉ giúp giảm thiểu mâu thuẫn, mà còn mang lại sự chắc chắn và bền vững cho thỏa thuận. Các tiêu chuẩn này giúp các bên tránh được những yếu tố chủ quan, tập trung vào kết quả dựa trên dữ liệu thực tế và thông lệ đã được chấp nhận.
Ví dụ: Trong trường hợp đàm phán về lương, dữ liệu về mức lương trung bình trong ngành giúp cả phía người lao động và người sử dụng lao động có cơ sở tiêu chuẩn để thảo luận, tạo nên thỏa thuận công bằng và dễ dàng chấp nhận cho cả hai bên.
Mục tiêu tối thượng của đàm phán nhằm mang lại giá trị lợi ích hài hòa
Đàm phán là một nghệ thuật đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng và linh hoạt. Lưu ý quan trọng là việc tách biệt con người khỏi vấn đề, tránh bị cảm xúc lấn át tập trung vào lợi ích thay vì vị trí và luôn sẵn sàng sáng tạo giải pháp chính là yếu tố làm nên thành công của bậc thầy trong nghệ thuật đàm phán chuyên nghiệp.
Bằng việc kết hợp và linh hoạt sử dụng BATNA, ZOPA và Tiêu Chuẩn Khách Quan, nhà đàm phán có thể không chỉ đạt được thỏa thuận có lợi, mà còn xây dựng mối quan hệ dài hạn, bền vững. BATNA đảm bảo quyền lợi và vị thế của bạn, ZOPA giúp tối ưu hóa thời gian và tăng khả năng đạt thỏa thuận, trong khi Tiêu Chuẩn Khách Quan mang lại tính minh bạch và công bằng. Kết hợp với các chiến lược Lose-Win, Win-Lose, Compromise, Lose-Lose, và Win-Win, bạn có thể đạt được không chỉ mục tiêu trước mắt mà còn xây dựng các mối quan hệ lâu dài.
