Dành cho những cá nhân và tổ chức muốn và sẽ triển khai phương pháp quản trị theo mục tiêu OKR, dưới đây là 16 đúc kết “Vàng” được tổng hợp từ rất nhiều doanh nghiệp trên thế giới đã và đang liên tục phát triển áp dụng OKR trong suốt 10 năm vừa qua.
1. Điểm đầu tiên này đặc biệt dành riêng cho những người lần đầu tiên triển khai hoặc áp dụng OKR cho dự án, doanh nghiệp của mình: Điều quan trọng tiên quyết là phải bắt đầu bằng cách hiểu và thừa nhận văn hóa lãnh đạo hiện tại và mong muốn của tổ chức bạn sẽ NHƯ THẾ NÀO với OKR. Mức độ khác biệt trong quản trị sẽ như thế nào với toàn bộ tổ chức, ví dụ như ở các quốc gia và văn phòng hay chi nhánh khác nhau? Dựa trên những nhận thức ban đầu này, các kịch bản thủ công về cách tiếp cận tiềm năng đối với OKR và việc triển khai vào thực tế. Thành thật mà nói: Mức độ an toàn tâm lý hiện tại là gì? Nhân viên của bạn có tin tưởng lẫn nhau hay dễ dàng rơi vào nỗi sợ quản lý vi mô? Làm thế nào về kinh nghiệm của mọi người về mức độ minh bạch và bình đẳng? Việc triển khai thành công bằng mô hình quản trị mục tiêu OKR trên toàn diện một công ty đòi hỏi cần xây dựng được nền tảng về môi trường làm việc lành mạnh như đề cập đã nói ở trên. Tuy nhiên, đừng chỉ chú ý quá sâu với những thách thức hiện hữu của tổ chức bạn, mà hãy bắt đầu thử nghiệm vì việc triển khai OKR có thể giúp mang lại cho bạn kết quả bất ngờ trong việc cải thiện những nguyên tắc cơ bản của một tập thể trong mơ.
2. Tìm một “NHÀ BẢO TRỢ” từ ban lãnh đạo đứng đầu doanh nghiệp, họ là người hoặc nhóm tiên phong dẫn dắt và đảm bảo rằng ít nhất đa số những thành viên được công nhận khi tham gia vào việc xây dựng phát triển OKR. Việc thực hiện phương pháp OKR trên toàn tổ chức đòi hỏi sự đầu tư và tính kỷ luật, cam kết tuyệt đối, nhất là với dàn quản lý cấp cao. Nếu không có những điều này, việc áp dụng OKR lại có thể sẽ trở thành thảm họa và phá hủy cả những thành tựu nhỏ bé đã và đang có. Để ứng dụng hiệu quả OKR, đòi hỏi cả tập thể phải đồng tâm hiệp lực và đội ngũ lãnh đạo cần trang bị đủ hiểu biết và lắng nghe, trao đổi rõ ràng kinh nghiệm áp dụng từ những chuyên gia hoặc doanh nghiệp đã triển khai OKR thành công.
3. Hiểu và nhận thức rõ ràng đây là một HÀNH TRÌNH RÈN LUYỆN nhằm đạt được giá trị vượt trội trong dài hạn, không phải là một cuộc chạy nước rút nhằm mang lại kết quả ngắn hạn. Việc triển khai OKR rất có thể sẽ yêu cầu thay đổi cách bạn lãnh đạo bản thân và tổ chức. Đó là về việc tìm kiếm một sự cân bằng hòa hợp giữa tính tự chủ và mối liên kết. Mục tiêu khi thiết lập phải rõ ràng và truyền cảm hứng, nhưng cũng có thể đo lường và minh bạch cho tất cả mọi người. Đó là về việc cho phép mọi người thấy được ý kiến và tiếng nói của họ được lắng nghe. Thay vì các sáng kiến quản lý vi mô truyền thống, OKR đòi hỏi mọi người phải đưa ra quyết định thông minh về những nhiệm vụ then chốt cần làm để đi đến mục tiêu đề ra. Và trong suốt quá trình thực hiện, cần liên tục cải tiến, phản hồi, cập nhật và đang học hỏi từ kinh nghiệm, sai lầm trong quá khứ.
4. Truyền đạt mục tiêu, sứ mệnh của doanh nghiệp NGAY TỪ ĐẦU đến tất cả thành viên. Minh bạch và chấp nhận thách thức mà tổ chức của bạn đang hướng tới để cải thiện bằng phương pháp OKR. Việc đầu tiên cần làm rõ là đảm bảo mọi người đều hiểu hai quan điểm: “Tại sao tổ chức chúng ta làm điều này?” và “Tại sao cá nhân tôi nên quan tâm đến điều đó?”. Điều đó là khởi đầu quan trọng để mọi người trong tổ chức cùng có nhận thức chung và mục tiêu cùng nhau phấn đấu đạt được. Nếu có nhân viên mới tham gia, hãy đảm bảo họ có thể truy cập được những thông tin này một cách dễ dàng nhất.
5. Sử dụng BẤT KỲ phương tiện truyền thông khả dĩ để truyền đạt và liên tục nhắc nhớ về OKR. Ở thời điểm 1970, Andy Grove & nhân viên tại Intel đã từng viết OKRs của họ trên các tờ giấy note, được gắn bên cạnh bàn làm việc của họ. Và chỉ với sự đơn giản như vậy, OKR đã thực sự hoạt động và mang lại kết quả tích cực. Vậy thì ngày nay, việc trao đổi trực tuyến gần như đại đa số thì hiệu quả giao tiếp lại có thể ảnh hưởng khi lạc trong luồng email mất hút và hàng nghìn tin nhắn Slack dài vô tận. Với các startup, nguồn lực hạn chế giúp đội ngũ càng phải tập trung hơn vào một số ít đầu việc thực sự mang lại giá trị cao. Do vậy, bạn có thể dùng những công cụ miễn phí như Google Sheet hoặc Trello, hay thậm chí là giấy A4 hoặc đặt làm hình nền máy tính để giúp mọi người luôn nhớ về việc mình cần tập trung.
6. Khi thiết lập OKR, bạn cần giữ cái đầu lạnh để đưa ra những lựa chọn khó khăn về những điều bạn và đội nhóm của bạn KHÔNG chọn làm bây giờ. Từ chối không phải là một điều dễ dàng khi mọi ý tưởng đều rất đẹp đẽ, nhưng đó thực sự là một kỹ năng bạn rất cần để phát triển và làm tốt. Vì thế, việc cần làm rõ những gì sẽ tập trung trong từng chu kỳ, mỗi giai đoạn là rất quan trọng và phải được lý giải minh bạch. Việc thiết lập OKRs sẽ dẫn đến các cuộc thảo luận ưu tiên khó khăn và thậm chí không thoải mái khi đa số thành viên có xu hướng cảm thấy bối rối khi phải lựa chọn làm thứ vừa khẩn cấp vừa quan trọng. “Từ chối và cam kết với lựa chọn” của Amazon là một ví dụ về việc áp dụng nguyên tắc này rất tốt, khi mà các thành viên có nhiều ý kiến quá trái ngược về những gì nên ưu tiên hàng đầu.
7. Tránh đóng khung Mục tiêu dưới dạng tiêu đề chung mà những số liệu kèm theo lại thiếu tính liên kết chặt chẽ. Trên thực tế, những đơn vị hàng đầu áp dụng OKR thành công chia sẻ Mục tiêu của bạn nên truyền được cảm hứng mạnh mẽ, giới hạn thời gian cụ thể và cực kỳ dễ hiểu. Kết quả then chốt là những phương tiện cần thiết để giúp đạt được Mục tiêu đó với những số liệu rõ ràng và có thể đo lường được.
8. Kết quả then chốt nên phản ánh việc đo lường những chủ thể hữu hình , như “Số lượng khách hàng ký kết” hay “Doanh số bán ra hàng tuần. Kết quả then chốt không nên đo lường các ý tưởng, sáng kiến hoặc đơn thuần là một phát biểu không thể đo lường, đánh giá. Mặc dù khi đo lường kết quả, điều tự nhiên là kết quả trong nhiều trường hợp sẽ chỉ bắt đầu khởi sắc nhưng vào cuối chu kỳ thời gian của bạn đặt ra! Thế nên cần đảm bảo là mọi vấn đề đã được mang ra thảo luận và mọi người đều thống nhất trước khi triển kha. Nếu bạn không thể đo lường Kết quả then chốt của mình, các buổi họp tiếp theo sẽ trở nên buồn tẻ, không có hiệu quả và làm nản lòng các thành viên trong tổ chức.
