OKR (Objectives and Key Results), phương pháp quản trị theo mục tiêu và kết quả then chốt, không chỉ là một công cụ quản lý hiệu quả đối với rất nhiều doanh nghiệp thành công và start-up kỳ lân trên thế giới mà còn có thể trở thành “kim chỉ nam” giúp những tài năng trẻ như các bạn định hướng cuộc đời, theo đuổi đam mê và tạo dựng thành công trong sự nghiệp. Chỉ bằng việc áp dụng một số nguyên lý cốt lõi nhất của OKR, bạn sẽ ngạc nhiên về khả năng tối ưu hóa năng suất làm việc, đạt được nhiều thành tựu đáng kể và xây dựng một sự nghiệp vững chắc ngay từ những bước đầu tiên. OKR.Business sẽ chia sẻ với các bạn 03 điều quan trọng trong nhiều lợi ích của việc áp dụng nguyên lý quản trị OKR trong bài viết này.
1. Nguyên lý Pareto 80/20 + OKR: Tập trung vào điều quan trọng nhất
Hiểu rõ nguyên lý Pareto 80/20
Theo nguyên lý Pareto, hay còn gọi là quy luật 80/20, chỉ ra rằng hầu hết tất cả lĩnh vực trong cuộc sống, chúng ta sẽ đạt được 80% kết quả đến từ 20% nỗ lực trọng tâm. Trong công việc, điều này có nghĩa là không phải tất cả các đầu mục đều có giá trị như nhau. Một số ít tác vụ quan trọng trong đó có thể mang lại phần lớn kết quả mà bạn mong muốn. Đây chính là bí quyết của rất nhiều người thành công để làm việc tối ưu hơn bên cạnh làm việc chăm chỉ. Nhưng, làm sao để chúng ta có thể xác định được đâu là những việc quan trọng?
OKR giúp xác định 20% công việc quan trọng
Áp dụng nguyên lý quản trị OKR sẽ giúp bạn bằng cách đặt những câu hỏi đào sâu như “Mục tiêu dài hạn của mình mong muốn đạt được là gì?”, “Con đường nào là tối ưu và hợp lý nhất để đạt mục tiêu đó?”, “Trong ngắn và trung hạn, mình sẽ phải ưu tiên những quyết định nào khi phải đưa ra lựa chọn?”, “Khi đã lựa chọn, bản thân mình đã nhận thức và hoàn toàn sẵn sàng đánh đổi một số yếu tố phụ khác chưa?”. Bằng cách tự vấn bản thân với những câu hỏi tương tự, bạn dần thấy rõ khả năng tập trung của mình vào những công việc chỉ với một thời gian ngắn, và bạn sẽ bất ngờ tối ưu hóa hiệu suất và đạt được kết quả tốt hơn từng ngày.
Áp dụng 80/20 + OKR trong công việc
Khi thiết lập OKR, bạn có thể áp dụng nguyên lý 80/20 bằng việc:
- Đánh giá và phân loại công việc: Xác định và phân loại các công việc theo mức độ quan trọng và ảnh hưởng đến mục tiêu của bạn ngay từ trước khi bắt tay làm. Bạn có thể trao đổi thêm với đồng nghiệp, xin ý kiến của cấp trên để đảm bảo rằng công việc mình muốn ưu tiên là chính xác và phù hợp.
- Tập trung nguồn lực vào việc quan trọng: Dồn hầu hết thời gian, tập trung và nổ lực vào nhóm 20% công việc mà bạn đã xác định được có ảnh hưởng lớn nhất, đảm bảo rằng bạn sẽ luôn hoàn thành những công việc này trước nhất. Việc hôm nay chớ để ngày mai nhé.
- Liên tục cập nhật và linh hoạt điều chỉnh: Thường xuyên xem xét, trao đổi với đội nhóm và phản hồi của công ty để kịp thời điều chỉnh OKR theo chu kỳ khuyến nghị hàng tuần. Hãy đảm bảo rằng bạn luôn có được thông tin, cập nhật mới và đồng bộ với những nhiệm vụ quan trọng nhất.
2. Tính minh bạch của OKR: Nâng cao động lực và hiệu quả làm việc
OKR như một công cụ giao tiếp hiệu quả
OKR không chỉ là công cụ để quản lý công việc mà còn là một phương pháp để tăng cường giao tiếp hiệu quả giữa các thành viên trong đội ngũ và tổ chức. Một tính chất quan trọng của OKR chính là sự minh bạch của thông tin. Việc thông suốt thông tin từ cấp cao đến thành viên sẽ giúp mọi người luôn có thông tin và bối cảnh rõ ràng, cập nhật mới về mục tiêu của cả đội nhóm cho đến mục tiêu từng cá nhân. Khi bạn được biết được những gì đang diễn ra, những khó khăn và thách thức mà đội nhóm đang gặp phải, vai trò và đóng góp của mình mang lại giá trị cụ thể như thế nào, những điều này sẽ thôi thúc để bạn vượt qua thử thách và đạt được điều mình và đội ngũ mong muốn.
Tăng cường sự gắn kết và tinh thần đồng đội
Việc chia sẻ thông tin và tiến độ công việc cũng giúp tăng cường sự gắn kết và tinh thần đồng đội. Khi mọi người đều biết rõ mục tiêu chung và nỗ lực của từng cá nhân, họ sẽ có động lực hơn để làm việc và chủ động hỗ trợ, điều chỉnh công việc của bản thân, kịp thời đồng bộ và hỗ trợ nhau để cùng đạt được kết quả mà mọi người đang hướng đến.
Sự minh bạch và thông suốt thông tin góp phần quan trọng trong việc tạo động lực và làm hiệu năng suất cao.
Tầm quan trọng của giao tiếp chủ động
Giao tiếp chủ động là yếu tố then chốt để duy trì tính minh bạch và đồng thuận trong đội nhóm. Chủ động chia sẻ thông tin, cập nhật tiến độ và thường xuyên thảo luận giúp đảm bảo mọi người đều hiểu rõ mục tiêu và cách thức đạt được. Điều này tạo ra sự thống nhất và góp phần mạnh mẽ giúp mạch trao đổi luôn tích cực, hiệu quả.
Áp dụng OKR giúp minh bạch và giao tiếp chủ động
- Chia sẻ mục tiêu và kết quả: Đảm bảo rằng tất cả các thành viên trong nhóm đều biết rõ mục tiêu và kết quả then chốt của cả đội.
- Cập nhật tiến độ thường xuyên: Thường xuyên cập nhật tiến độ và chia sẻ công khai với toàn bộ đội nhóm.
- Khuyến khích phản hồi: Tạo ra một môi trường mở, nơi mọi người có thể đóng góp ý kiến và phản hồi về tiến trình và cách thức đạt được mục tiêu.
- Chủ động giao tiếp: Đảm bảo rằng mọi thành viên đều được thông báo kịp thời về bất kỳ thay đổi nào trong kế hoạch và mục tiêu.
3. Thiết lập mục tiêu then chốt hiệu quả: Con đường đúng đắn đến thành công
Kết hợp kỹ năng thiết lập mục tiêu SMART
Khi thiết lập mục tiêu then chốt (Key Results), việc áp dụng nguyên tắc SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound) sẽ rất hữu ích để đảm bảo rằng mục tiêu của bạn rõ ràng và khả thi:
Nguyên tắc SMART giúp bạn và đội ngũ luôn tích cực tiến về mục tiêu phía trước.
Cụ thể (Specific):
Mục tiêu cần rõ ràng và cụ thể để tránh nhầm lẫn. Ví dụ, thay vì đặt mục tiêu “Tăng doanh số”, bạn nên đặt mục tiêu cụ thể như “Tăng doanh số thêm 300 triệu đồng đến từ khách hàng mới trong tháng này so với tháng liền kề trước đó” thay vì “Tăng doanh số tháng này nhiều hơn so với tháng trước.”
Đo lường được (Measurable):
Mục tiêu phải có thể đo lường được để bạn có thể theo dõi tiến độ và đánh giá kết quả. Ví dụ, “Doanh số được xác định khi và chỉ khi được ghi nhận trong tài khoản của công ty” thay vì “Doanh số được xác định theo giá trị hợp đồng ký kết“
Khả thi (Achievable):
Mục tiêu cần thực tế và có thể đạt được, tránh việc đặt ra những mục tiêu quá xa vời khiến bạn dễ nản lòng. Ví dụ, “Doanh số mục tiêu quý 3 cao hơn 20% so với kết quả thực tế ghi nhận của quý 2″ thay vì “Doanh số mục tiêu quý 3 cao hơn 200% so với kết quả thực tế ghi nhận của quý 2″
Liên quan (Relevant):
Mục tiêu phải liên quan và đóng góp vào mục tiêu chung của tổ chức. Ví dụ, “Phấn đấu đạt doanh số cá nhân 100 triệu đồng, đóng góp 10% trong tổng doanh số của bộ phận Kinh doanh, tương đương 5% mục tiêu kinh doanh chung trong quý 4 của công ty” thay vì “Cố gắng đạt đủ doanh số cá nhân trong khả năng“
Có thời hạn (Time-bound):
Mục tiêu cần có một thời hạn rõ ràng để đảm bảo rằng bạn có đủ thời gian và động lực để hoàn thành kịp thời cùng kết quả chung của đội ngũ. Ví dụ, “Đạt tối thiểu 90% doanh số mục tiêu trong Q1 được ghi nhận vào tài khoản công ty trước ngày 25 của tháng 3” thay vì “Đạt mục tiêu 90% doanh số trong Q1”
Xác định KPI tối ưu
Một cách khái quát, KPI (Key Performance Indicators) là một trong những phương pháp thiết lập và đo lường những chỉ số quan trọng giúp doanh nghiệp và mỗi cá nhân biết rõ cụ thể kết quả cần theo đuổi trong công việc. Để xác định KPI tối ưu, bạn hãy áp dụng nguyên lý OKR bằng việc:
- Chỉ chọn các chỉ số phản ánh rõ ràng nhất tiến độ và hiệu quả: Đảm bảo rằng KPI được chọn sẽ giúp phản ánh đúng kết quả mà tổ chức, đội nhóm và bản thân bạn muốn đạt được.
- Đặt ra các mục tiêu cụ thể cho từng KPI: Ví dụ, nếu mục tiêu chung là “Tăng lượng khách hàng mới”, KPI có thể là “Số lượng khách hàng mới sử dụng sản phẩm mỗi tháng”.
- Theo dõi và đánh giá thường xuyên: Liên tục theo dõi và đánh giá KPI để đảm bảo rằng bạn đang đi đúng hướng và có thể điều chỉnh kịp thời nếu cần.
Giá trị vượt trội của việc áp dụng nguyên lý quản trị OKR
Áp dụng nguyên lý quản trị OKR vào công việc sẽ mang lại thành công vượt bậc.
Khi đã quen và áp dụng linh hoạt được 03 lưu ý then chốt trong việc áp dụng nguyên lý quản trị OKR, bạn sẽ nhận ra việc bản thân xác định, thiết lập mục tiêu then chốt trong công việc được cải thiện một cách hiệu quả qua hàng tuần hoặc thậm chí mỗi ngày. Tương tác với đội nhóm và cấp trên trở nên cực kỳ suôn sẻ. Tinh thần và động lực làm việc luôn ở trạng thái cao dù vẫn còn đó nhiều thách thức và cần liên tục cải tiến.
Hãy cùng điểm lại những giá trị “bỏ túi” và rất hữu ích có được khi áp dụng nguyên lý quản trị OKR vào công việc:
- Chọn lọc, ưu tiên
- Cụ thể và đo lường được
- Minh bạch, rõ ràng và kịp thời
- Có tính thử thách nhưng vẫn khả thi
- Liên kết chắt chẽ và bổ trợ trực tiếp cho mục tiêu chung
- Có thời gian, hạn định cụ thể
